FAQ Kearsipan

NoPertanyaanJawaban
1SDM yang seperti apa yang dibutuhkan untuk mengelola arsip?

SDM yang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan dan mengimplementasikannya secara optimal dalam melakukan pengelolaan arsip dengan berpegang teguh pada nilai-nilai organisasi. Peningkatan pengetahuan kearsipan akan dilaksanakan secara berkesinambungan, dan setiap unit pengelola kearsipan memiliki tanggung jawab untuk memberikan sosialisasi/IHT terhadap unit pengolah arsip lain sehingga diharapkan setiap pegawai Direktorat Jenderal Pajak (DJP) mengetahui pengelolaan kearsipan yang menjadi tanggungjawabnya.

2Pentingnya arsip harus diketahui oleh seluruh stakeholders. Selama ini yang dinomorsatukan hanya arsip WP (Wajib Pajak). Bagaimana dengan arsip-arsip yang lain?Pada dasarnya, semua arsip memiliki arti penting dan harus dijaga serta dikelola secara baik. Arsip WP adalah arsip substantif yang berkenaan dengan core business DJP dan ada juga arsip fasilitatif yang merupakan arsip penunjang/pendukung seperti Perencanaan, Keuangan, Kepegawaian, Tata Usaha, Perlengkapan, Organta, Keprotokolan, Kehumasan, dan sebagainya. Semuanya harus dikelola sesuai dengan pedoman kearsipan yang berlaku. Jika tidak dikelola dengan baik, akan ada sanksi administratif atau pidana sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3a. Apa yang dimaksud dengan arsip otentik atau arsip asli?

a. Arsip otentik adalah arsip yang struktur, isi, dan konteksnya sesuai kondisi pertama diciptakan oleh unit kerja penciptanya dan dibuat oleh orang/lembaga yang memiliki otoritas. Struktur yaitu bentuk format fisik dan susunan intelektual arsip diciptakan dalam media sehingga isi arsip dapat dikomunikasikan. Misalnya ada nomor dan tanggal penandatanganan, jika tidak ada, akan sulit dikomunikasikan seperti surat kaleng. Isi merupakan data, fakta, informasi yang direkam dalam pelaksanaan kegiatan. Konteks adalah lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip seperti sistem kode penomoran, wewenang pendandatanganan, pengurusan surat, dan tata naskah dinas. Dalam arsip otentik terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan photocopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah (Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli A M, PT Gramedia Pustaka Utama, 1989)

4Apakah petikan/salinan juga merupakan arsip otentik atau arsip asli?

Ketentuan mengenai tingkat keaslian naskah dinas dapat dibaca pada SE-88/PJ/2011 tentang Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak. Salinan naskah dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan. Salinan naskah dinas dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: 

1. salinan tembusan, yaitu salinan naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; 

2. salinan laporan, yaitu salinan naskah dinas yang disampaikan sebagai laporan kepada pejabat yang berwenang; 

3. salinan untuk arsip, yaitu salinan naskah dinas yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. 

5Tanggung jawab penyimpanan arsip ada pada siapa?

Tanggung jawab penyimpanan dan pengelolaan arsip aktif ada pada unit pengolah, sedangkan tanggung jawab penyimpanan dan pengelolaan arsip inaktif ada pada unit kearsipan (untuk lebih jelas, baca SE Pedoman Pengelolaan Arsip).

6Berapa lama arsip harus disimpan?

Jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan masa retensi yang diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan, yaitu KMK-102/KM.1/2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak dan KMK No. 769 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan.

7Apakah lembar disposisi dan konsep-konsep surat yang diperbaiki termasuk arsip?

Betul. Semua bahan materi yang mempengaruhi isi suatu naskah dinas harus diarsipkan agar di kemudian hari dapat menjadi rujukan apa saja yang menjadi latar belakang dan kronologi penciptaan naskah dinas tersebut.

8Bagaimana tips melakukan pembenahan arsip, apabila satuan kerja memiliki anggaran yang minim atau tidak bisa lagi melakukan perubahan anggaran?

Pada umumnya, prinsip pengelolaan arsip bersifat murah, mudah ditemukan, dan terjamin keamanannya. Seluruh satker dapat menentukan prioritas pembenahan arsip dengan berpedoman pada prinsip tersebut. Langkah awal yang dapat dilakukan adalah menentukan ruang/tempat penyimpanan dan mengidentifikasi dan memilah jenis dan jumlah arsip yang perlu segera dibenahi berdasarkan skala prioritas. Selain itu, ada baiknya kita melakukan pembenahan arsip-arsip yang masih tersimpan pada meja kerja untuk segera dipilah mana yang arsip dan mana yang non-arsip. Untuk yang non-arsip (tidak berguna) bisa langsung dimusnahkan dan untuk yang arsip segera dilakukan pemberkasan sesuai dengan pedoman kearsipan kemudian disimpan pada filing cabinet/lemari arsip.

9Kantor kami masih berstatus sewa, tidak ada ruangan untuk menyimpan arsip? Jika kantor pindah, arsip yang sudah ditata harus dipindahkan lagi, apakah ini efisien karena harus bekerja dua kali?

setiap satker diminta untuk melakukan penataan dan pembenahan kearsipan serta melakukan perbaikan sarana dan prasarana ruang penyimpanan arsip melalui optimalisasi anggaran. 

Manfaatkan terlebih dahulu sarana prasarana yang ada secara kreatif untuk melakukan pengelolaan arsip. Kondisi kantor yang masih berstatus sewa tidak boleh dijadikan alasan untuk menunda pelaksanaan pengelolaan kearsipan. Pemindahan arsip yang rapi tentu akan lebih mudah daripada pemindahan arsip yang kacau

10Sejauh ini, yang mengerjakan kearsipan adalah para pelaksana, tetapi proses pengerjaannya dirasakan kurang sepenuh hati. DJP seharusnya melakukan perekrutan pegawai golongan I yang dipersiapkan khusus untuk mengelola arsip. Tanggapan?

Yang melakukan pengelolaan kearsipan itu seharusnya pegawai yang berkompeten di bidang kearsipan, dan tidak boleh diserahkan kepada pegawai yang tidak memiliki kompetensi kearsipan. Oleh karena itu, diperlukan pembinaan dan proses pelatihan berkesinambungan untuk terus meningkatkan kemampuan petugas kearsipan. Pada dasarnya, semua pegawai harus memiliki rasa tanggung jawab untuk mengelola arsip di satuan kerjanya masing-masing karena arsip memiliki fungsi hukum dan proses bisnis yang akan membantu pelaksanaan tugas sehari-hari. Penyiapan tenaga khusus bidang kearsipan masih memerlukan pembahasan panjang dengan banyak pihak terkait.

11Arsip yang sedang dibahas ini, apakah termasuk arsip Wajib Pajak?

Pada Bab III Lampiran I SE Pedoman Pengelolaan Arsip (SE-32/PJ/2012), disebutkan bahwa klasifikasi arsip di lingkungan DJP dibagi menjadi dua, yatiu fasilitatif dan substantif. Arsip fasilitatif merupakan arsip yang bersifat penunjang, sedangkan arsip substantif merupakan arsip yang berkenaan dengan core business DJP. Keduanya harus dikelola sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku. Pengelolaan arsip Wajib Pajak yang masih berstatus aktif dikelola oleh Seksi Pelayanan yang diklasifikasi berdasarkan NPWP. Pengelolaan arsip Wajib Pajak yang sudah berstatus inaktif dikelola oleh unit kearsipan KPP yaitu Subbag Umum.

12Jika arsip Wajib Pajak juga dikelola oleh Subbag Umum, apa perlu semacam serah terima dari Seksi pelayanan ke Subbag Umum?

Sebagaimana yang disebutkan pada butir a, arsip Wajib Pajak yang sudah berstatus inaktif dikelola oleh Subbag Umum sebagai unit kearsipan KPP. Serah terima perlu dilakukan dengan disertai Daftar Pertelaan Arsip.

13Konteks kearsipan yang sedang dibahas apa juga berlaku untuk arsip substantif? Bagaimana caranya? Lalu bagaimana dengan berkas WP yang disimpan oleh Seksi Pelayanan?

Arsip WP selama ini sudah dilakukan tata kelola dengan baik, yaitu dengan klasifikasi berdasarkan Wajib Pajak dan NPWP. Arsip WP yang masih berstatus aktif tetap dikelola oleh Seksi Pelayanan. Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan dalam Pasal 57 Ayat 3 dan Pasal 61 Ayat 3 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 62/PMK.01/2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Pajak.

14Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan adanya sanksi pidana apabila mengelola arsip secara tidak benar. Dalam UU tersebut hanya disebutkan sanksi pidana karena “kesengajaan” saja tidak ada disebutkan karena “lalai” atau “alpa”?

Memang dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tersebut tidak disebutkan adanya sanksi pidana akibat kelalaian/kealpaan dalam pengelolaan arsip. Namun, dalam UU tersebut juga disebutkan adanya sanksi administratif apabila lembaga/organisasi tidak melaksanakan kewajiban-kewajiban dalam pengelolaan kearsipan di lembaga/organisasi dengan benar sebagaimana tercantum dalam UU tersebut. Perhatikan Pasal 78, 79, dan 80 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengatur ketentuan sanksi administratif.

15Terkait dengan masalah SDM, jumlah pegawai di Subbag Umum dirasakan kurang, jika harus mengelola arsip juga. Tanggapan?

Secara umum, Direktorat Jenderal Pajak memang masih kekurangan pegawai sebagaimana disampaikan oleh Direktur Penyuluhan Pelayanan Hubungan Masyarakat (Detik Finance, Minggu, 19/02/2012). Mengacu pada SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, disebutkan bahwa unit kearsipan pada tingkat KPP adalah Subbag Umum. Hal ini merupakan penegasan dari ketentuan sebelumnya yaitu SE-25/PJ.113/1994 tanggal 25 Februari 1994 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak. Memperhatikan kedua hal tersebut, diminta kepada seluruh satker untuk mengoptimalkan SDM yang ada.

16Paling lambat kapan diadakan TOT? Apa kewajiban kami setelah sosialisasi? Apakah hasil TOT dilaporkan ke Kantor Pusat DJP?

Yang harus dijadikan panduan adalah deadline bulan Juni untuk membenahi kearsipan. Seluruh satuan kerja diminta untuk menyesuaikan jadwal yang tepat dalam melaksanakan TOT dan memenuhi deadline yang sudah ditetapkan.

Setidaknya ada 3 hal yang harus dilakukan setelah kegiatan sosialisasi ini, yaitu:

a. melakukan pengelolaan arsip aktif

b. melakukan pengelolaan arsip inaktif

c. melakukan penyusutan arsip

“What you can do now, do it now”

Perhatikan Surat Nomor S-219/PJ.01/2012 tanggal 15 Maret 2012 hal Penataan dan Pembenahan Ruangan yang telah ditegaskan kembali dengan S-1644/PJ.01/2012 tanggal 27 Juni 2012.

17Banyak program kerja dari Kantor Pusat DJP yang muncul dalam waktu yang bersamaan seperti Registrasi PKP, SPN, dan Kearsipan. Bagaimana kami dapat melaksanakannya secara optimal?

Ini merupakan bagian dari tantangan pekerjaan dan semua program kerja memiliki arti penting dan harus dilaksanakan. Fokus pada pekerjaan yang sedang kita hadapi, maka akan dengan mudah kita mengatur tingkat prioritas. Pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan pekerjaan mana yang menduduki prioritas di bawahnya atau bahkan bisa kita kerjakan esok hari.

18Apakah benar bahwa ada wacana pengangkatan fungsional arsiparis di lingkungan Ditjen Pajak?

Memang ada wacana pengangkatan fungsional arsiparis karena pengelolaan arsip memang sebaiknya dilakukan oleh para pegawai khusus yang memiliki kompetensi kearsipan dan tentunya dengan memperoleh imbalan tunjangan fungsional yang khusus pula. Mudah-mudahan konsep tentang fungsional arsiparis tersebut dapat segera terwujud.

19Apakah sebaiknya semua arsip yang ada di-scan untuk mempermudah penemuan kembali?

Pada prinsipnya kegiatan scanning merupakan kegiatan penunjang yang dapat mempermudah kegiatan arsip. Namun, sebagaimana ketentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip yang sudah di-scan tetap harus disimpan sesuai dengan ketentuan JRA.

Salah satu tujuan pengelolaan kearsipan adalah dapat menemukan kembali arsip,  sehingga pengelolaan kearsipan harus dilaksanakan sesuai dengan sistem yang berlaku yang dapat diketahui oleh semua orang (Perhatikan SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak)

20Apakah semua mekanisme pengelolaan arsip ini harus mengikuti Keputusan Menteri Keuangan (KMK)?

Ketentuan pengelolaan arsip ditetapkan secara berjenjang, yaitu Undang-Undang, Peraturan Menteri Keuangan(PMK)/Keputusan Menteri Keuangan (KMK) dan Surat Edaran (SE), termasuk SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Lihat dasar hukum pengelolaan kearsipan nomor 1. 

21Sosialisasi ini terlambat, kenapa sosialisasi baru dilaksanakan sekarang?

Sosialisasi kearsipan dilaksanakan terkait dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan sebagai perubahan atas Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Sosialisasi ini juga dimaksudkan untuk  mengingatkan kembali kepada satuan kerja bahwa kegiatan kearsipan merupakan kegiatan yang penting dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Kegiatan kearsipan melekat pada kegiatan setiap satuan kerja yang mestinya sudah dilaksanakan sejak suatu kantor berdiri dan melaksanakan kegiatan. Kegiatan Sosialisasi, Diklat dan Workshop tetap direncanakan secara terus menerus untuk lebih meningkatkan kompetensi SDM mengenai kearsipan. Semester II tahun 2012 ini dijadwalkan untuk dilaksanakan 5 (lima) diklat dan workshop.

22Bagaimana melakukan klasifikasi arsip? Klasifikasi arsip berdasarkan jenis surat atau pokok permasalahan? Berdasarkan jenis surat dirasakan lebih mudah untuk pencarian. Contoh: Surat Tugas perlu dicari kembali untuk dilakukan rekapitulasi absensi?

Klasifikasi arsip dijelaskan pada Bab III Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Berdasarkan sifat atau pokok permasalahannya, arsip terbagi menjadi dua, yaitu substantif dan fasilitatif. Sedangkan, berdasarkan tingkat frekuensi penggunaannya, arsip terbagi menjadi arsip aktif dan inaktif. Selanjutnya, arsip fasilitatif umumnya diklasifikasikan berdasarkan pokok permasalahan. Sedangkan, arsip substantif dapat diklasifikasikan berdasarkan NPWP, Jenis Dokumen, dan Tahun

23Bagaimanakah caranya menentukan indeks/kata kunci dalam pemberkasan?

Ketentuan mengenai indeks dijelaskan pada Bab III Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 

Mengindeks adalah pekerjaan untuk menentukan identitas surat/arsip, dan menentukan tanda pengenal surat/arsip yang tepat.

Indeks digunakan:

a. Untuk mengelompokkan/menyatukan arsip yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas (memberkas);

b. Sebagai sarana penemuan kembali arsip apabila diperlukan dan petunjuk untuk penempatan kembali arsip pada tempat penyimpanannya apabila telah selesai dipergunakan.

Syarat-syarat mengindeks:

a. Singkat;

b. Jelas dan mudah diingat;

c. Harus merupakan kata benda atau kata yang memberi pengertian kebendaan;

d. Diambil atau ditentukan dari isi surat/arsip.

Macam dan Aturan Mengindeks

a. Indeks Nama Orang

b. Indeks Nama Badan/Organisasi

c. Indeks Nama Tempat atau Wilayah

d. Indeks Masalah

e. Indeks Dokumen/Arsip 

f. Indeks Berkas (Titel) 


24Adakah batasan maksimal berkas yang terdapat dalam satu folder?

Banyaknya surat dalam satu folder disesuaikan dengan nilai estetika yaitu apabila berkas itu tebal bisa digunakan sarana lain (misalnya map bertali) atau bisa juga dengan metode dipisah-pisah menjadi beberapa folder, tetapi diberikan keterangan bahwa beberapa folder tersebut merupakan satu kesatuan berkas. Penataan arsip dalam folder dijelaskan dalam Bab III Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

25Bagaimanakah penanganan dan prosedur kearsipan bagi arsip-arsip Wajib Pajak (WP) dan bagaimana menyangkut ruang penyimpanannya?

Arsip-arsip WP pada umumnya sudah dikelola dengan baik. Adapun penanganan arsip WP mengikuti pedoman dalam pengelolaan arsip vital (arsip WP merupakan arsip vital DJP). Oleh karena itu, perlu diperhatikan kondisi ruangannya agar tidak lembab, serta aman dengan mengikuti pedoman pengamanan arsip vital yaitu dengan metode duplikasi, dispersal, maupun vaulting. Adapun klasifikasinya bisa berdasarkan nama WP (alfabetis) atau NPWP (numerik). Baca juga Bab VII Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

26Apakah konsep-konsep naskah dinas perlu disimpan? Apa kegunaannya?

Konsep naskah dinas yang disimpan hanya konsep naskah dinas yang berbeda isinya dengan naskah dinas yang disetujui oleh pimpinan. Konsep naskah dinas yang salah dalam bentuk jenis huruf maupun kesalahan tanda baca tidak perlu disimpan.

Penyimpanan konsep naskah dinas ini berguna sebagai rekaman historis dari terciptanya naskah dinas. 

27Perbedaan yang jelas antara arsip aktif dan arsip substantif?

a. Pada dasarnya, arsip terbagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Baca Bab I Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

b. Arsip juga dapat dibagi menjadi arsip substantif dan arsip fasilitatif. Arsip Substantif  adalah arsip yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas utama DJP, yaitu yang berkaitan dengan perumusan dan pelaksanaan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang perpajakan. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pembinaan dan/atau pemberian dukungan administrasi dan teknis kepada semua unsur di lingkungan DJP. Baca Bab III Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

c. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Baca Baca Bab I Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 

Jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif diatur dalam KMK-1429 Tahun 1993 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan KMK-769 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif.


28Batasan wewenang unit pengolah arsip dengan unit kearsipan?

Batasan wewenang unit pengolah yaitu menyelenggarakan pengelolaan arsip aktif dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sedangkan unit kearsipan berwenang untuk mengelola arsip inaktif secara baik dan benar, memberikan pembinaan kearsipan, serta mengusulkan pemusnahan arsip. Baca Bab II Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

29Bagaimana pengelolaan arsip digital/hasil scan dokumen?

Pada prinsipnya kegiatan scanning merupakan kegiatan penunjang yang dapat mempermudah kegiatan arsip. Namun, sebagaimana ketentuan JRA, arsip yang sudah di-scan tetap harus disimpan sesuai dengan ketentuan JRA. Lihat jawaban 19 Bab Pengantar Kearsipan

30Bagaimana perlakuan atas pemberkasan yang sudah terlanjur menggunakan ordner (arsip dilubangi) dan bagaimana apabila hanya tersedia peralatan yang minim?

Pemberkasan dengan cara menggabungkan beberapa arsip ke dalam ordner sebenarnya menyalahi prinsip pengarsipan yang baik karena pada dasarnya penyimpanan arsip dalam ordner dapat merusak arsip karena dilubangi. Lebih baik digunakan binder clip/penjepit kertas dan dimasukkan dalam folder atau boks arsip. Dalam penggunaan peralatan diperbolehkan menggunakan peralatan-peralatan yang sudah ada atau memodifikasinya misalnya map/map bertali digunakan sebagai pengganti folder. Yang terpenting adalah penyimpanannya masih bersesuaian dengan prinsip kearsipan dan memudahkan penemuan kembali arsip. Tentunya nanti setelah diberlakukan pedoman kearsipan di lingkungan DJP, akan lebih mudah dan terstandardisasi.Baca Bab III dan Bab IV Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

31Menyambung pertanyaan di atas, tahun ini tidak ada anggaran untuk pengadaan folder arsip dan raknya, yang ada adalah anggaran untuk pengadaan/pembelian ordner. Apakah tetap tidak boleh menggunakan ordner? Atau ordner yang ada dihabiskan dulu?

Sama dengan jawaban pertanyaan nomor 8 Bab Pengelolaan Arsip Aktif. Kembali kepada prinsip pengelolaan arsip, yaitu murah, mudah dicari, dan aman. Pada prinsipnya, apabila kegiatan arsip yang dilaksanakan membuat menjadi tidak murah (terjadinya kerugian negara) maka harus disesuaikan

32Tanggung jawab penyimpanan arsip ada di siapa? Berapa lama arsip disimpan?

a. Yang bertanggung jawab menyimpan arsip aktif adalah unit pengolah, sedangkan yang bertanggung jawab menyimpan arsip inaktif adalah unit kearsipan. Baca Bab II Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 

b. Berapa lama arsip disimpan disesuaikan dengan ketentuan yang ada pada JRA, yaitu KMK-1429 Tahun 1993 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak dan KMK-769 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan. Rencana revisi Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak telah dilakukan dengan meminta usulan revisi kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, melalui Surat Nomor S-495/PJ.01/2012 tanggal 24 Mei 2012 dan ditegaskan lagi melalui Surat Nomor S-1646/PJ.01/2012 tanggal 27 Juni 2012.


33Klasifikasi arsip berdasarkan jenis surat atau pokok permasalahan? Berdasarkan jenis surat dirasakan lebih mudah untuk pencarian. Contoh: Surat Tugas perlu dicari kembali untuk dilakukan rekapitulasi absensi?

Klasifikasi arsip agar dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada pada Bab III Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

34Apakah pengelolaan arsip ini juga meliputi arsip-arsip yang sudah lama, tetapi susunannya kacau? Bagaimana dengan pemilahan arsipnya? Apakah harus dikerjakan sendiri atau dapat dilakukan dengan outsourcing?

Pengelolaan arsip meliputi semua arsip yang menjadi wewenang dan tanggung jawab tiap unit kerja tanpa terkecuali baik lama maupun baru. Arsip yang kacau dibenahi sesuai dengan langkah-langkah Pengelolaan Arsip Inaktif (baca Bab VI Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak). 

Yang pertama kali perlu dilakukan adalah survei/pendataan perkiraan volume arsip, kondisi, dan menghitung kebutuhan sarana dan prasarana arsip termasuk SDM-nya. Jika SDM memadai baik dari segi jumlah dan kompetensinya sebaiknya penataannya dikerjakan sendiri karena pada dasarnya arsip DJP bersifat rahasia. Jika tidak memungkinkan, dapat dilakukan dengan outsourcing dan harus mempertimbangkan keamanan informasi dan fisik arsip tersebut. 

35Ruang arsip harus menggunakan AC? Lalu lintas udara yang seperti apa harus dibuat untuk menghindari adanya jamur?

Menggunakan AC atau tidak, tergantung kondisi suhu di lokasi unit kerja, yang terpenting adalah suhu ruangan terjaga sekitar 26 derajat celcius untuk penyimpanan arsip media kertas dan tidak lembab.  Sirkulasi udara cukup dan cahaya cukup sesuai dengan standar minimal ruang simpan arsip berdasarkan Keputusan Kepala ANRI No. 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.

36KPP mengelola arsip aktif saja atau juga mengelola arsip inaktif?

KPP mengelola arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif dikelola oleh unit pengolah arsip KPP yaitu semua unit eselon IV di lingkungan KPP dan arsip inaktif dikelola oleh unit kearsipan yaitu subbag umum. 

37Jumlah arsip kacau dan menumpuk sangat banyak. Jangka waktu pembenahan arsip sangat singkat. KPP juga tidak memiliki anggaran yang cukup. Apa yang harus dilakukan?

Prinsip pengelolaan arsip pada dasarnya bersifat murah, mudah ditemukan,  dan terjamin keamanannya. Dengan demikian, masing-masing satuan kerja dapat menentukan prioritas pembenahan, misalnya melakukan penentuan ruangan, penentuan arsip yang akan dibenahi terlebih dahulu, dll. Dengan demikian, dapat diketahui mana yang perlu disimpan (arsip) dan mana yang tidak (non-arsip).

38Subbag Umum bertanggung jawab atas pengelolaan arsip inaktif, tetapi saat ini, yang dikelola oleh Subbag Umum hanya berkas kepegawaian, sedangkan arsip inaktif lainnya masih ada di masing-masing seksi. Apa yang harus dilakukan?

Dalam Bab II Lampiran 1 SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, sudah disebutkan bahwa  Unit Kearsipan di KPP adalah Sub Bagian Umum. Subbag umum harus membuat surat permintaan kepada semua seksi untuk menginventarisir seluruh arsip inaktif yang ada dan melakukan penyerahan kepada subbag umum. Kemudian, akan dilakukan perhitungan perkiraan volume arsip inaktif yang ada untuk merencanakan kebutuhan sarana dan prasarananya. Jika sarana dan prasarana Record Center/Pusat Arsip belum siap, maka unit pengolah diminta untuk menyimpan arsip inaktif dulu berdasarkan pedoman kearsipan yang berlaku.

39Adakah standar dalam pembuatan record center?

Ketentuan mengenai standar ruangan record center  diatur dalam Keputusan Kepala ANRI No. 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif dan ditegaskan kembali dalam Bab IV Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Namun, pelaksanaannya tentu disesuaikan dengan kondisi masing-masing satuan kerja serta dengan memperhatikan surat nomor S-219/PJ.01/2012 tanggal 15 Maret 2012 hal Penataan dan Pembenahan Ruangan yang telah ditegaskan kembali dengan S-1644/PJ.01/2012 tanggal 27 Juni 2012.

40Masih bisakah arsip inaktif menjadi aktif kembali? Apakah harus dibuat berita acara perubahan arsip inaktif menjadi arsip aktif?

Arsip inaktif bisa menjadi aktif kembali apabila menjadi rujukan rutin atas suatu hal tertentu, tetapi tidak perlu melewati prosedur berita acara pemindahan arsip seperti pada perubahan arsip aktif menjadi inaktif sebab arsip inaktif tetap merupakan tanggung jawab unit kearsipan. Prosedur yang ditempuh adalah dengan metode peminjaman arsip sesuai SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

41DJP masih belum memiliki Unit Kearsipan (dalam nomenklatur struktur organisasi tidak ada), dan selama ini arsip masih dikelola oleh unit pengolah masing-masing, apa yang harus dilakukan sebagai langkah awal?

Susunan organisasi kearsipan sudah ditegaskan dalam Bab II Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak yang sebelumnya disebutkan dalam SE-25/PJ.113/1994 tanggal 25 Februari 1994 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak.

Untuk langkah awal pembenahan kearsipan, perhatikan jawaban nomor 5 Bab Pengelolaan Arsip Inaktif.

42Mulai tahun berapa hingga tahun berapa, arsip yang harus dibenahi? Apa risikonya jika arsipnya tidak ditemukan?

Pada prinsipnya, arsip yang harus dibenahi adalah arsip yang masih dalam masa retensi, yang disesuaikan dengan ketentuan Jadwal Retensi Arsip. Namun, masing-masing satuan kerja dapat menentukan prioritas pembenahan arsip di antaranya dengan menentukan ruangan mana yang bisa dijadikan sebagai tempat penyimpanan arsip, memilah-milah arsip dan non-arsip, serta menentukan arsip mana saja yang perlu dibenahi terlebih dahulu.

43Dengan adanya digitalisasi arsip, apakah fisik arsip masih harus disimpan? Pada saat dilakukan pemusnahan, apakah digital file-nya juga harus dimusnahkan?

Fisik Arsip masih tetap harus disimpan (baca jawaban nomor 7 Bab Pengelolaan Arsip Aktif). Terkait dengan penyusutan arsip, yang diatur adalah penyusutan fisik arsip/arsip konvensional. Pemusnahan arsip elektronik disesuaikan dengan kapasitas memori penyimpanan saja.

44Arsip WP yang jarang digunakan dapat dimasukkan sebagai arsip inaktif? Bagaimana tata cara penyimpanannya?

Arsip WP yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, yaitu kurang dari sepuluh kali menjadi rujukan dalam setahun, maka bisa dikategorikan sebagai arsip inaktif dan disimpan oleh unit kearsipan dalam sebuah record center/pusat arsip. Jika sebelumnya masih disimpan oleh unit pengolah, maka harus dilakukan prosedur pemindahan arsip aktif menjadi arsip inaktif kepada unit kearsipan. Untuk arsip WP yang diatur ketentuan retensinya dalam KMK No. 102 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak, perubahan status dari aktif menjadi inaktif, disesuaikan dengan peraturan tersebut.

45Kantor kami darurat, tidak bisa menyediakan ruang untuk menyimpan arsip karena ruang kerja saja dirasakan sempit dan berdesak-desakkan. Kantor Pusat DJP perlu turun langsung untuk melihat kondisi unit vertikal di daerah-daerah terpencil untuk mengevaluas

Pada dasarnya, arsip bersifat penting dan semua satuan kerja harus melakukan penyimpanan dan perawatan arsip. Segala keterbatasan harus dapat diselesaikan melalui kreativitas yang tinggi dengan tetap berpegang teguh pada prinsip dan kaidah kearsipan yang berlaku. 

Kembali kepada prinsip pengelolaan arsip, yaitu murah, mudah dicari, dan aman. Masing-masing satuan kerja dapat menentukan prioritas pembenahan, misalnya dengan penentuan ruangan, penentuan arsip yang akan dibenahi terlebih dahulu, dll.

46Bagaimana cara menghitung kebutuhan untuk pengadaan boks arsip dan rak arsip?

Yang harus dihitung pertama kali adalah perkiraan volume arsip yang akan dibenahi. Satuan yang digunakan dalam volume arsip adalah meter kubik yang kemudian ditransformasi menjadi meter linier. Setelah menghitung perkiraan volume arsip, baru dapat dihitung kebutuhan boks dan folder arsip dengan membandingkan daya tampung penyimpanan arsip per boks dan per folder terhadap jumlah seluruh arsip yang akan disimpan. Setelah kebutuhan boks arsip diperhitungkan, kebutuhan rak arsip barus dapat dihitung. Untuk lebih jelas, baca SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

47Di kantor sudah ada rak arsip, tetapi dibagi untuk masing-masing seksi. Apakah nantinya tidak akan terjadi duplikasi pengarsipan? Kemudian, bagaimana dengan ruangannya karena ruang kerja yang ada sekarang saja sangat terbatas jumlah dan luasnya?

Arsip aktif pada dasarnya harus disimpan oleh masing-masing unit pengolah karena masih sering dijadikan sebagai bahan rujukan dalam proses pekerjaan. Namun, ketika statusnya berubah menjadi arsip inaktif, seluruh arsip aktif tersebut diserahkan kepada unit kearsipan. Unit kearsipan hanya menyimpan satu arsip karena unit kearsipan bersifat terpusat dan harus menghindari adanya duplikasi penyimpanan arsip. Terkait dengan ruangan, termasuk sarana dan prasarana, baca jawaban nomor 12 dan 14 Bab Pengelolaan Arsip Inaktif.

48Apakah arsip dinamis selamanya disimpan di dalam folder?

Penyimpanan arsip dalam folder disesuaikan dengan jadwal retensinya. Dari jadwal retensi itu, dapat kita lihat berapa lama suatu arsip dikatakan aktif, inaktif, dan kapan dapat dimusnahkan

49Apakah kami harus melakukan fumigasi secara rutin?

Fumigasi dapat dilakukan setidaknya enam bulan sekali untuk melakukan pembasmian hama-hama yang menyerang arsip. Baca Bab IV Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

50Apa tugas Panitia Pemusnahan Arsip? Untuk KPP, anggotanya siapa saja? SK penetapan susunan panitianya ditandatangani oleh siapa?

Panitia pemusnahan arsip bertugas: 

a. menyusun daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan;

b. melakukan penelitian atas arsip yang akan dimusnahkan dan memberikan pertimbangan dari hasil penelitian/penilaiannya tersebut kepada kepala satuan kerja;

c. menyampaikan usulan pemusnahan arsip kepada Sekretaris Ditjen secara berjenjang ke Kanwil (untuk KPP)

d. membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip setelah ditetapkan SK Menteri Keuangan tentang pemusnahan arsip;

e. melaksanakan pemusnahan arsip disaksikan oleh dua orang pejabat yang ditunjuk oleh Kepala Satker yang bersangkutan.

Panitia Pemusnahan Arsip yang anggotanya sekurang-kurangnya terdiri dari Unit Pengolah yang bersangkutan dan Unit Kearsipan. Penetapan anggota Panitia Pemusnahan Arsip dengan SK Kakanwil untuk unit vertikal DJP dan SK Dirjen untuk unit di Kantor Pusat DJP. 

51Terkait dengan pemusnahan arsip, prosedur dirasakan berbelit-belit. Harus mengajukan usul terlebih dahulu dan membuat daftar arsip secara rinci. Proses ini memakan waktu yang lama.

Prosedur ini diperlukan untuk memastikan bahwa di kemuadian hari atas kegiatan pemusnahan arsip tidak mengalami permasalahan karena sudah dilakukan prosedur penelitian dan konfirmasi oleh pihak yang berwenang (Kementerian Keuangan dan ANRI)

52Bagaimana melakukan pemusnahan atas formulir-formulir/blanko-blanko kosong (bidang perpajakan) yang sudah tidak terpakai lagi untuk menghindari penyalahgunaan?

Pemusnahan bahan non-arsip seperti formulir-formulir/blanko-blanko kosong (bidang perpajakan) yang sudah tidak terpakai lagi dimusnahkan seperti pemusnahan arsip, tetapi laporan pemusnahannya harus dilampiri contoh bahan non-arsip yang dimusnahkan. Untuk menghindari penyalahgunaan, pemusnahannya dilakukan sampai bahan-bahan non-arsip tersebut tidak dikenali lagi dan isi informasi arsip tidak dapat diakses lagi. Pemusnahan dapat dilakukan dengan:

1. Pencacahan

2. Pembakaran

3. Penghancuran dengan bahan kimia

4. Pulping  

Baca juga pedoman kearsipan yaitu Bab V Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

53Pemusnahan berkas perpajakan dilakukan per WP (Wajib Pajak) atau per berkas?

Pemusnahan arsip substantif perpajakan dilakukan dengan memperhatikan KMK No. 102 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak dan KMK No. 983 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan

54Setiap tahun ada buku SPT beserta petunjukknya. WP yang mengambil hanya sekitar 25% saja. Lalu sisanya untuk apa? Disimpan atau dimusnahkan? Bagaimana prosedurnya?

Jika arsip atau bahan non arsip masih memiliki nilai guna tidak boleh dimusnahkan. Pemusnahan arsip harus memperhatikan KMK No. 983 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan

55Solusi untuk arsip-arsip yang sudah terlanjur dimasukkan ke dalam karung? Pemusnahannya bagaimana?

Harus dipilah dan dibuat daftar arsipnya dengan langkah-langkah yang sudah dijelaskan pada jawaban-jawaban sebelumnya. Arsip yang sudah melewati masa retensi serta bahan-bahan non-arsip yang tidak bernilai guna saja, yang dapat dimusnahkan melalui prosedur-prosedur yang sudah ditetapkan. Perhatikan ketentuan pedoman pemusnahan Arsip Nomor KMK No. 983 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan dan baca juga Bab V dan Bab VI Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

56Bagaimana dalam hal pemusnahan arsip, apakah harus menunggu surat edaran atau perintah pimpinan dahulu? Bagaimana prosedur pemusnahan bahan-bahan non-arsip seperti formulir, blanko, amplop dan sebagainya?

Untuk pemusnahan arsip, tidak perlu menunggu perintah pimpinan (Dirjen). Arsip-arsip yang akan dimusnahkan, terlebih dahulu diteliti masa retensinya dan apabila telah habis masa retensinya dan berketerangan musnah, segera susun daftar pertelaan arsipnya, bentuk panitianya, dan kirimkan usulan pemusnahan arsip ke Sekjen Kemenkeu melalui KPDJP sebab pemusnahan arsip memerlukan Surat Keputusan Menteri Keuangan tentang pemusnahan arsip. Untuk pemusnahan bahan-bahan non-arsip arsip seperti blanko, formulir, atau amplop yang tidak dipergunakan lagi karena terjadi perubahan bentuk atau duplikasi naskah yang berlebihan, cukup dengan penetapan oleh masing-masing pimpinan unit eselon II untuk yang di KPDJP dan oleh masing-masing Kepala Kantor untuk yang berada pada unit vertikal di daerah (Kepala Kanwil atau Kepala KPP masing-masing) dengan membuat Surat Keputusan Pemusnahan Bahan-bahan Non-Arsip disertai daftar dan contohnya.

57Dalam hal pemusnahan arsip, apakah perlu arsip-arsip yang dimusnahkan tersebut di back-up terlebih dahulu atau musnah begitu saja?

Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang tidak digunakan lagi, telah habis masa retensinya dan berketerangan musnah, jadi tidak perlu di back-up dalam bentuk digital dan sebagainya. Namun, untuk arsip yang bersifat vital, ada baiknya di-back up dalam bentuk softcopy. Prosedur pemusnahan arsip diatur dalam KMK No. 983 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan dan Pedoman Kearsipan Direktorat Jenderal Pajak. Baca juga Bab V dan Bab VII Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

58Selama ini sering di KPP dilakukan scanning surat-surat yang dianggap penting, bagaimana hal tersebut dipandang dari segi kearsipan?

Sering kita lakukan bahwa surat yang kita anggap penting kita lakukan scanning agar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal kita cetak saja, tidak perlu mencari yang asli. Untuk membantu pelaksanaan pekerjaan, hal ini sah-sah saja dilakukan, tetapi berdasarkan prinsip kearsipan, hasil cetakan tersebut kekuatan hukumnya rendah karena hanya dianggap sebagai salinan/copy dari yang asli. Pada prinsipnya kegiatan scanning merupakan kegiatan penunjang yang dapat mempermudah kegiatan arsip. Namun, sebagaimana ketentuan JRA, arsip yang sudah di-scan tetap harus disimpan sesuai dengan ketentuan JRA.

59Bagaimana perlakuan pengarsipan untuk dokumen/naskah dinas yang sifatnya rahasia?

Pada dasarnya, penyimpanan arsip yang bersifat rahasia, sama dengan metode penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif. Namun, untuk arsip yang bersifat rahasia, aksesnya lebih diperketat sebagaimana penyimpanan arsip vital. Baca Bab III dan Bab VII Lampiran I SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 

60Bagaimana cara membaca Jadwal Retensi Arsip?

Tabel Jadwal Retensi Arsip berisi kolom Jenis Dokumen, Jangka Waktu Simpan, dan Keterangan. Jangka Waktu Simpan berisi keterangan berapa lama suatu jenis arsip berstatus aktif, yang artinya disimpan oleh unit pengolah. Setelah masa retensi aktifnya habis, status arsip berubah menjadi inaktif dan disimpan oleh unit kearsipan selama masa inaktif yang ditetapkan pada kolom tersebut. Kolom Keterangan memberikan informasi atas apa yang harus dilakukan selanjutnya apabila masa retensi arsip inaktif telah habis.